Успешная коммуникация в бизнесе. Деловая переписка, презентации и прочие тонкости русского языка для нелингвистов

Еще один важный принцип: мы удваиваем вежливость, но не вежливые слова. Их в письме должно быть ровно столько, сколько нужно для передачи информации и месседжа. Часто возникает соблазн написать много вежливых слов для стейкхолдеров и топ-менеджеров. Не делайте этого, вспомните, что их время очень дорогое и они не хотят тратить его на ваши реверансы. Что делать? Писать кратко, вежливо и «по делу»

— Не пишите «ВАЖНО!!!» — приведите аргументы, которые убедят адресата, что это действительно важно. Они должны быть значимыми для него, а не для вас. Например, «мы не сможем начать работы по проекту, пока вы не отправите подписанный договор», а не «Пришлите договор СРОЧНО!!! Это очень ВАЖНО!!!»

— Не пишите «СРОЧНО!!!» — обозначьте конкретные сроки «до 09.00 15.12.2018

Удалите из письма «будьте так любезны», «если не затруднит», «будьте так добры», «извините за беспокойство и отнятое время», т.е. всё то, что не несет смысловой нагрузки вообще. И уж на ваш имидж профессионала и эксперта точно не работает

Даже в неофициальной переписке используйте клише официально-делового стиля, если нужно «надавить». Так уж исторически сложилось, что в России еще с петровских, а затем с советских времен все чиновники привыкли выражаться сложным, бюрократическим языком. Он воспринимается как язык власти, а значит, его носитель имеет статус и авторитет. Если вы общаетесь со сложным собеседником или хотите транслировать негативный месседж, то в электронной переписке используйте клише официально-делового стиля (где их взять, см. выше). Напишите не «пожалуйста, отправьте», а «просим направить», не «Ваня сказал», а «в соответствии с информацией, полученной от Ивана Игоревича»

азработайте шаблоны. Без комментариев: они унифицируют переписку и экономят время.

Запишите цель письма, разбейте предполагаемый текст на абзацы и сформулируйте месседж для каждого. Если цель и месседж будут записаны, намного проще выбирать лексику. Вы, кстати, тоже можете получить подобное письмо. Но теперь вы знаете, по каким принципам оно составлено и как работает. Будьте с ним осторожны, особенно если речь о больших деньгах и требуется подозрительно срочно что-то предпринять. С вероятностью процентов 80 на вас давят или вами манипулируют.

Снизьте эмоциональный накал — истеричный тон и паника не характеризуют вас как профессионала, которому сразу хочется ответить. Помните, в бизнесе ценится хладнокровие и уверенность. В Outlook не должно быть истерик. Забудьте про капс. Забудьте про!!!

Не пишите «ВАЖНО!!!» — приведите аргументы, которые убедят адресата, что это действительно важно. Они должны быть значимыми для него, а не для вас. Например, «мы не сможем начать работы по проекту, пока вы не отправите подписанный договор», а не «Пришлите договор СРОЧНО!!! Это очень ВАЖНО!!!»

Не пишите «СРОЧНО!!!» — обозначьте конкретные сроки «до 09.00 15.12.2018»

Правила оформления официально-деловой документации регулируются ГОСТ Р 7.0.97—2016 «ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ» — не знаете, как составить запрос или написать письмо, посмотрите в ГОСТе